印章的保管與盤點(diǎn)是否進(jìn)行有效控制如何做

　　第一步制度、流程文件的熟悉與梳理，關(guān)注印章的保管方式、盤點(diǎn)周期、盤點(diǎn)報(bào)告等。

　　第二步訪談

　　詢問行政人員，關(guān)注以下問題：

　　1、公司有哪些印章，都是如何保管的，是集中在行政部門保管，還是根據(jù)用途或授權(quán)在相關(guān)部門保管；

　　2、各部門是否有印章

　　3、印章是否需要在集團(tuán)行政部門進(jìn)行集中備案

　　4、印章備案表或臺(tái)賬是否由專人管理，會(huì)記錄哪些信息

　　5、是否定期對(duì)印章進(jìn)行盤點(diǎn)，多久盤點(diǎn)一次，是否有記錄

　　第三步測試

　　獲取印章備案記錄，檢查一下信息：

　　1、記錄的信息是否完整，印章留樣、保管人信息是否齊全；

　　2、印章臺(tái)賬信息是否及時(shí)更新

　　1） 可以優(yōu)先選擇臺(tái)賬中記錄的時(shí)間較早，保管地點(diǎn)非本部的樣本。例如，2015年10月對(duì)印章臺(tái)賬進(jìn)行檢查，其中顯示印章的保管時(shí)間是 2007年5月，保管地點(diǎn)為公司外部的辦事點(diǎn)。這就需要引起重點(diǎn)關(guān)注。

　　2） 記錄的印章保管人已變更但臺(tái)賬未更新。可以詢問臺(tái)賬管理人臺(tái)賬中所記錄的印章保管人的信息，另外也可以通過離職人員信息表進(jìn)行核對(duì)。后一種方法的工作量較大，建議注重詢問。如何詢問呢？例如，這個(gè)人還在公司嗎？在哪個(gè)部門？通過設(shè)置開放性的問題，同時(shí)獲取兩個(gè)信息。一是是否離職，二是人雖然在公司，但是部門可能發(fā)生變化。印章的保管很多是與部門相關(guān)的，如果部門發(fā)生變化，就意味著可能這個(gè)章的保管人也發(fā)生了變更。

　　3） 印章在使用中發(fā)生損壞，是否會(huì)進(jìn)行重刻，重刻后的印章是否在臺(tái)賬上留印。

　　4） 記錄的保管地是否發(fā)生變化。

　　5） 如果被審計(jì)單位的組織架構(gòu)發(fā)生變化，這些變化可能也會(huì)對(duì)印章的保管產(chǎn)生影響，追查至臺(tái)賬看其是否進(jìn)行及時(shí)的更新。

　　6） 對(duì)印章實(shí)物進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)時(shí)一般進(jìn)行全盤，建議先查實(shí)物，再與臺(tái)賬核對(duì)，對(duì)于實(shí)物盤點(diǎn)結(jié)果與臺(tái)賬不一致的要詢問原因，注意實(shí)物是否發(fā)生丟失，記錄是否準(zhǔn)確。

　　7） 審計(jì)時(shí)，在檢查業(yè)務(wù)資料的過程中要留心其中的印章信息，有時(shí)會(huì)有意外收獲。

　　例如：審計(jì)人員在檢查公司的檔案資料時(shí)，將檔案上出現(xiàn)的印章與企業(yè)提供的備案記錄進(jìn)行比對(duì)，發(fā)現(xiàn)該印章沒有記錄在案。據(jù)對(duì)方解釋，該印章是公司成立前為了前期外聯(lián)工作方便刻制的，后來就不用了，當(dāng)時(shí)負(fù)責(zé)的人員也早已離職，所以未記錄在案。

　　需要資料

　　1、 印章的保管方式、盤點(diǎn)周期、盤點(diǎn)報(bào)告等相關(guān)制度

　　2、 印章臺(tái)賬

　　3、 盤點(diǎn)表（對(duì)方的盤點(diǎn)記錄、審計(jì)人員檢查時(shí)的盤點(diǎn)記錄）

　　審計(jì)中常見問題

　　1、印章臺(tái)賬未及時(shí)更新

　　2、未定期進(jìn)行印章盤點(diǎn)

　　3、印章未及時(shí)進(jìn)行備案
 

　　印章的刻制、銷毀是否進(jìn)行有效管理如何做

　　第一步制度流程文件的熟悉與梳理，關(guān)注如印章刻制的條件、申請(qǐng)、審批、印章更換的流程，印章作廢與銷毀相關(guān)控制的規(guī)定等。

　　第二步訪談

　　詢問行政相關(guān)人員，關(guān)注以下問題：

　　1、印章的刻制是如何執(zhí)行的，是否需要申請(qǐng)、審批、誰負(fù)責(zé)去實(shí)際執(zhí)行。不同類型的印章在管理上有什么區(qū)別，如部門章、公章等；

　　2、印章的更換與作廢是如何操作的，是否需要申請(qǐng)、審批，不再用的印章是否要求收回等；

　　3、印章的銷毀是如何執(zhí)行的，是否需要申請(qǐng)、審批，誰負(fù)責(zé)銷毀，是否有記錄；

　　4、目前是否發(fā)生過印章的刻制、更換、作廢和銷毀；

　　5、實(shí)際執(zhí)行與公司的制度、流程是否有差異。

　　第三步測試

　　獲取審計(jì)期間刻制、作廢、銷毀的記錄及相關(guān)支持性資料，主要是合規(guī)性審計(jì)，關(guān)注以下項(xiàng)目：

　　1、印章刻制的流程如刻制前的申請(qǐng)、審批、刻制后的備案是否符合規(guī)定；

　　2、印章更換的流程如更換的申請(qǐng)、審批、刻制后的備案以及舊章的回收和處理是否符合規(guī)定；

　　例如：審計(jì)人員在對(duì)印章進(jìn)行盤點(diǎn)時(shí)，發(fā)現(xiàn)公司有兩個(gè)內(nèi)容相同的印章，經(jīng)詢問，對(duì)方表示，其中一個(gè)是舊章，因發(fā)生磨損不再使用，但因?yàn)闆]有相應(yīng)的規(guī)定也不知道如何處理。

　　福田深圳律師所簡析：這里需要考慮幾個(gè)問題，一是刻章的控制是否存在問題，二是廢棄印章的管理可能存在漏洞，三是類似的情況有多少，四是是否存在舊章亂用的情況。

　　3、對(duì)于不再使用的印章應(yīng)及時(shí)收回，審計(jì)中如果發(fā)現(xiàn)一個(gè)部門有多個(gè)印章，且用途不明確的情況，應(yīng)引起注意，并建議被審計(jì)單位將不用的收回或進(jìn)行銷毀。

　　4、印章的作廢處理是否符合規(guī)定，關(guān)注點(diǎn)如作廢的申請(qǐng)、審批、后續(xù)的處理；

　　5、印章的銷毀是如何處理的，處理是否符合相關(guān)規(guī)定。

　　例如：審計(jì)人員對(duì)工程部門進(jìn)行審計(jì)時(shí)，發(fā)現(xiàn)資料上蓋有：“XX公司工程部”的印章，然后詢問了相關(guān)人員，對(duì)話如下：

　　審計(jì)人員：你們這個(gè)印章是什么時(shí)候刻的，誰去辦的？

　　工程部人員：這個(gè)是開工后不久為了發(fā)文方便刻制的，是讓我們的內(nèi)勤去刻的。

　　審計(jì)人員：這個(gè)章公司知道嗎？有沒有申請(qǐng)？

　　工程部人員：我們先找一下。

　　隨后，審計(jì)人員詢問了行政相關(guān)人員，對(duì)方表示不知情，且在行政部提供的印章備案表里未發(fā)現(xiàn)該印章的信息。而后審計(jì)人員再次與工程部人員核實(shí)，對(duì)方承認(rèn)是私自刻的，因?yàn)閷?duì)公司的相關(guān)制度流程不熟悉，問了好多人都不知道該如何操作，所以就自己刻了。

　　需要資料

　　1、印章刻制的條件、申請(qǐng)、審批、印章更換的流程，印章作廢與銷毀相關(guān)控制等的規(guī)定。

　　2、審計(jì)期間新增、作廢、銷毀的印章記錄及支持性資料。

　　審計(jì)中常見問題

　　1、無相關(guān)制度或有制度，但制度規(guī)定不完善。

　　2、印章刻制、銷毀未按規(guī)定執(zhí)行

　　3、作廢的印章未按規(guī)定進(jìn)行處理

 

　　用印管理是否符合規(guī)定

　    如何做

　　第一步制度流程文件的熟悉與梳理，關(guān)注用印的申請(qǐng)、審批、用印的記錄等。

　　第二步訪談

　　詢問行政管理人員，關(guān)注以下問題：

　　1、是否有明確的用印管理規(guī)定；

　　2、是否有用印記錄相關(guān)的審批

　　3、如發(fā)生印章外借的情況，如何處理，與常規(guī)的用印有何區(qū)別

　　第三步測試

　　獲取審計(jì)期間用印記錄及相關(guān)的資料，隨機(jī)抽樣，可以優(yōu)先關(guān)注外借的印章，檢查時(shí)關(guān)注以下項(xiàng)目：

　　1、用印記錄登記的信息是否完整，印章名稱、用途、份數(shù)、時(shí)間、用印人等；

　　2、用印的相關(guān)支持性資料是否齊全，如用印審批；

　　3、發(fā)生外借的印章是否在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，

　　除了測試樣本外，建議留心觀察實(shí)際被審計(jì)單位在用印時(shí)是如何執(zhí)行的。

　　需要資料

　　1、用印的申請(qǐng)、審批、用印的記錄等相關(guān)制度

　　2、審計(jì)期間用印記錄及相關(guān)的支持性資料

　　審計(jì)中常見問題

　　1、無相關(guān)制度或有制度，但制度規(guī)定不完善。

　　2、用印未按規(guī)定執(zhí)行相應(yīng)的申請(qǐng)審批

　　3、用印申請(qǐng)單未妥善保管

　　4、用印記錄未及時(shí)更新

　　5、外借印章未及時(shí)歸還